在信息時代背景下，計算機技術因其便捷、快速等特點備受人們的青睞，已經成為人們日常生活、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進了檔案信息化管理的實現(xiàn)。
　　一、計算機技術在檔案管理中應用意義
　　1.必要性
　　隨著社會信息化建設進程的不斷推進，檔案信息因其憑證性以及廣泛性和信息重要載體等特點受到更多重視。在信息化背景下，檔案信息管理實現(xiàn)現(xiàn)代化是現(xiàn)在檔案管理工作重要目標。計算機在檔案管理中的應用，具有檢索速度快本文由論文聯(lián)盟收集整理、可靠性強、存儲量大、保密性好等特點，與傳統(tǒng)手工管理相比更具備優(yōu)勢，能夠及時、全面、準確、系統(tǒng)的將檔案信息進行存儲，提高了管理信息的效率以及信息利用率。
　　2.主要作用
　　1）數字化。檔案載體不再是傳統(tǒng)的紙質，而是電子檔案，各級行政部門的辦公，各種企業(yè)的管理和經營方式也隨之改變，出現(xiàn)了電子政務、商務等新型的辦公形式，信息的傳遞以電子為介質。在數字化時代，各種信息的書寫、傳遞、儲存、檢索和利用主要利用計算機網絡，由原來可以感知的信息固態(tài)形式變?yōu)槌橄蟮碾娮有问剑�即電子檔案的發(fā)展。電子檔案大大縮減了人力和物力，實現(xiàn)便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。
　　2）存儲量大。隨著人們生活范圍的不斷擴大，大量的文件資料也隨之產生，檔案資料入庫信息劇增，通過利用計算機海量的存儲特點以及快速的計算，在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的檢索信息，可以進行快速和準確的檢索，確保檢索的優(yōu)質高效，極大程度節(jié)約了傳統(tǒng)檔案占用的空間以及成本投入。
　　3）自動化。計算機技術應用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲存，并且可以對信息進行邏輯推理和判斷，真正實現(xiàn)信息管理、檢索等流程的自動化進程。
　　3計算機信息處理與檔案信息管理相結合是檔案管理工作的創(chuàng)新
　　檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)性工作，除了對檔案材料的保管，增加檔案的使用周期，盡力的維持歷史原貌。還需要重視對檔案信息的開發(fā)再利用，增加信息的服務意識。由于計算機在信息的處理和管理方面具有很大的優(yōu)點，只有充分利用計算機技術，才能是實現(xiàn)檔案的信息化管理。這種管理只要是利用現(xiàn)代化的信息技術對原有的檔案管理模式進行變動，實現(xiàn)檔案的數字化和信息化。
　　1）多媒體檔案信息處理的標準化和長久化
　　多媒體信息技術的設備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標準在制定和論證過程之中。但離實際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關的載體篩選工作還很簿弱，面對層出不窮、花樣繁多的光盤等介質，研究滯后，尚未有明確結論。有關的管理者要注意這些問題，認真研究分析，制定相應的對策。
　　2）用多媒體技術實現(xiàn)檔案管理功能的更新
　　計算機已經從內部信息的多媒體處理轉向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實現(xiàn)，同樣計算機之間的信息交流也可以從單純的字符轉換成語音、圖像和影像。此外還有超媒體技術等。這些技術的應用不僅可以方便快捷地進行檔案信息的錄入，還可以使計算機擬人化，密切了檔案工作者與計算機的關系，使計算機的普及應用提高到一個新的層次。
　　二、計算機技術檔案管理應用存在的問題及對策
　　1.信息網絡數據庫建設問題
　　對現(xiàn)有的檔案目錄數據庫以及部分全文數據庫進行管理，不僅要加快對現(xiàn)有檔案信息進行著錄、入庫以及管理的工作節(jié)奏，爭取全面實現(xiàn)目錄以及檔案文件的機器檢索，還要對那些利用率高、內容重要、容易受損的檔案信息實施數字化管理，形成統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案信息和檔案管理各項工作結合在一起，形成一個有機的整體。
　　2.信息網絡安全問題
　　隨著網絡化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網絡，這樣就存在一定的安全隱患。計算機技術應用于檔案管理，在帶來方便同時也帶來一定的安全問題，網絡安全問題難以計數，現(xiàn)在的防火墻等安全防護技術對專業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實性等特點，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進行修復，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對檔案安全管理問題，我國檔案部門已經相應的在標準化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標準和安全防護技術措施來應對安全威脅，比如可以選擇用網絡限制和密碼驗證等方式來保障檔案信息管理安全。
　　3.管理技術實用性問題
　　隨著計算機技術的不斷發(fā)展，技術的更新速度驚人，因此在檔案管理技術的選擇應用上，一定要緊跟計算機技術尤其是檔案管理方面技術的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創(chuàng)造經濟效益的生產部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經常對管理設備進行更新，同時最新最先進的設備也不一定真正適用于檔案管理工作，因此在工作時要秉持“實用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計算機技術的應用，不斷提高檔案管理水平。
　　4.檔案管理人員專業(yè)化問題
　　隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，對管理人員專業(yè)素質要求也在不斷提高。但是現(xiàn)在檔案管理部門并不具備專業(yè)的管理人員，存在一人多崗的現(xiàn)象，或者一些管理人員對計算機技術并不了解，并不能完成網絡化、數字化管理工作。針對這一現(xiàn)象，首先可以組織員工培訓，保證其具備一定的邏輯和數字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術真正應用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標引的原則和和方法學習。能夠利用檔案主題標引規(guī)則，正確選擇主題標識，準確分析主題內容，學會如何將主題詞進行合理的組配，并且學會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業(yè)知識的學習，來勝任檔案管理工作。
　　三、計算機技術檔案管理應用發(fā)展策略
　　1.增強計算機技術在檔案管理工作中應用意識
　　首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計算機技術在檔案管理應用中的重要性，形成使用計算機技術來進行檔案管理的意識；其次，要重視計算機技術的使用和投入，在人力、物力等方面都要實現(xiàn)網絡化管理，營造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。
　　2.加強創(chuàng)新意識
　　隨著計算機技術的不斷更新，檔案也需要進行創(chuàng)新管理。一方面，在實現(xiàn)計算機技術檔案管理時，必須要有統(tǒng)一、規(guī)范、有效的工作制度，建立科學、現(xiàn)代的完整管理體系，確保檔案管理工作中每個環(huán)節(jié)的正常運行；另一方面，檔案管理人員在具備專業(yè)知識同時還應具備創(chuàng)新思維，實現(xiàn)創(chuàng)新性工作，最大程度的發(fā)揮出計算機技術的實用性。這就要求檔案管理人需要不斷的學習專業(yè)知識，熟練掌握計算機技術，提高個人綜合能力。
　　3.加強人才培養(yǎng)意識
　　一方面，在進行招聘時選擇具備計算機操作和應用能力的專業(yè)人員，提高計算機應用的使用效率；另一方面，重視現(xiàn)有員工的培訓，轉變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強其專業(yè)知識以及計算機操作應用能力的培訓，使其充分掌握計算機操作能力，能夠熟練流暢完成日常工作。
　　四、結語
　　隨著計算機技術的不斷發(fā)展，其在檔案管理工作中占據的比重也在不斷增加，網站源碼下載，在對檔案內容進行分析、加工、組織、處理等方面更便捷、快速，實現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程管理的標準化、數字化、網絡化，對檔案現(xiàn)代化管理具有重要意義。

本文編號：989