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摘要：展覽會的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要多人協(xié)同工作，每個(gè)環(huán)節(jié)的完成效果都會影響到最終的結(jié)果�；�于“短板理論”，企業(yè)在管理工作中，應(yīng)該找到事物發(fā)展過程中的關(guān)鍵薄弱環(huán)節(jié)，克服“短板”，才能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。本文對展覽會籌備過程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行了深入研究，力圖找到限制展會做強(qiáng)、做大的“短板”，并通過制定項(xiàng)目計(jì)劃、明確崗位分工、定期溝通、明確流程、采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理等方法，改善管理，提供可以復(fù)制的展覽會管理的成功經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃 分工 業(yè)務(wù)流程 標(biāo)準(zhǔn)化

展覽會作為一種交易平臺，能夠?qū)⒋罅康娜肆�、物流、技術(shù)流、信息流、資金流等要素聚集在特定的空間，從而降低交易費(fèi)用和提高交易效率。展覽會不僅本身能夠創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以帶動交通、旅游、餐飲、住宿、通信、廣告等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。據(jù)測算，國際上展覽業(yè)的產(chǎn)業(yè)帶動系數(shù)大約為1：9，即展覽場館的收入如果是1，相關(guān)的產(chǎn)業(yè)收入則為9。

近年來，我國展覽項(xiàng)目持續(xù)增長，數(shù)量擴(kuò)張明顯，我國每年舉辦的各種綜合性、專業(yè)性的展覽超過了四千個(gè)，項(xiàng)目數(shù)僅次于美國，已經(jīng)成為了一個(gè)“展覽大國”。

我國的展覽項(xiàng)目雖然多，但絕大多數(shù)是中小項(xiàng)目，展出面積達(dá)到3萬平方米的規(guī)模以上展覽會并不多。

相對于展覽項(xiàng)目數(shù)的地位，我國的展覽直接收入就更少得多了，年均只有20億美元的收入，而德國年均600個(gè)展覽項(xiàng)目，卻有30億美元的收入。展覽收入占GDP比重在發(fā)達(dá)國家一般在0.1—0.2%之間，而我國目前這一比重還不足0.08%。這說明我國展覽的產(chǎn)業(yè)化和市場化程度還很低，就展覽收入而言，我國還不是一個(gè)展覽大國。

目前，我國的展覽行業(yè)中既存在著管理體制不順、產(chǎn)業(yè)政策與法律規(guī)范缺失、地區(qū)發(fā)展不平衡、重復(fù)辦展、市場秩序混亂、服務(wù)水平低、品牌項(xiàng)目少、數(shù)量多、規(guī)模小、品牌少、效益不高等普遍問題，同時(shí)也存在著諸如缺乏計(jì)劃性、分工不明、流程不清、人才匱乏等管理上的不足。

我國目前展覽業(yè)正以每年20％的速度遞增，發(fā)展十分迅速，迅猛的發(fā)展前景使得很多問題凸顯了出來，不甚理想的管理效果在一定程度上制約了展覽業(yè)的發(fā)展。下面就從管理的角度闡述一下我國展覽業(yè)存在的問題。

展覽會是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，具有涉及面廣、時(shí)間要求高、工作依賴程度高等特點(diǎn)，這就增加了制訂計(jì)劃的難度，因此就出現(xiàn)了許多展覽會在籌備期間的通�。喝狈τ�(jì)劃、忙閑不均，往往是只有在臨近開幕的一兩個(gè)月會非常忙碌，其他時(shí)間的效率并不高，造成這種局面的原因正是沒有制訂詳細(xì)的計(jì)劃，而且有了計(jì)劃而不執(zhí)行或者執(zhí)行力不強(qiáng)是目前企業(yè)管理瓶頸的普遍現(xiàn)象。

我國的展覽活動大量由政府或半官方機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，由于缺少相應(yīng)的展覽工作經(jīng)驗(yàn)，展覽從業(yè)人員沒有明確的分工，多種職能集于一身，同一批人既是展覽組織者，又是展覽管理者，，也是展覽項(xiàng)目的實(shí)施者，從展品征集到展品運(yùn)輸、展品布置直至為參展者提供吃住行服務(wù)等均由同一批人承擔(dān)，展覽業(yè)缺乏科學(xué)的社會專業(yè)化分工協(xié)作，必然效率低下。

目前展覽會的組織者的流程管理并不完善，甚至根本沒有流程管理，全部的流程都在領(lǐng)導(dǎo)者的腦里子，全憑回憶與想象，因此，也就造成了管理上的無序與混亂。展覽籌辦的整個(gè)過程，除了是一個(gè)推銷策劃的過程，還要以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持和依賴。但現(xiàn)在的展覽會中，由于流程不清、服務(wù)不到位而引發(fā)的參展商、觀眾和組織者的糾紛正日益增多，其實(shí)，如果流程管理得好，大部分糾紛是可以避免的。

我國的展覽業(yè)雖然發(fā)展比較快，但是起步較晚，與展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國家相比差距還很大。事實(shí)上，這種差距歸根到底在于展覽業(yè)專業(yè)人才的數(shù)量與素質(zhì)的差距。高素質(zhì)的展覽專業(yè)人才和展覽公司奇缺，展覽從業(yè)人員素質(zhì)偏低，展覽策劃公司匱乏，致使我國的很多展覽只注重形式、不重內(nèi)容，展覽經(jīng)濟(jì)效益和質(zhì)量大打折扣。

從目前我國展覽行業(yè)總體狀況來看，管理水平仍然很低下，大多數(shù)展覽會的組織者尚未全面認(rèn)識到管理的重要性，普遍沒有建立起系統(tǒng)、科學(xué)的管理制度，真正能夠全面高效實(shí)施管理政策的企業(yè)并不多。針對展覽行業(yè)現(xiàn)狀，提出以下幾點(diǎn)改善管理的措施。

1．計(jì)劃的重要性

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。展覽會的投資大，同時(shí)風(fēng)險(xiǎn)大，怎樣保證展覽會的整體正常運(yùn)行，如期成功舉辦，將風(fēng)險(xiǎn)降到最小，一個(gè)行之有效的方法就是加強(qiáng)項(xiàng)目的計(jì)劃性。只有制定了科學(xué)、周密的工作計(jì)劃，將各個(gè)工作環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)起來，才能夠使控制滲透到每一個(gè)環(huán)節(jié)。展覽會越大，涉及的環(huán)節(jié)越多，受影響的因素也越多，在沒有明確的目標(biāo)和計(jì)劃的情況下，非常容易浪費(fèi)大量的人力物力，做無用功，走彎路，從而影響正常進(jìn)度，甚至直接導(dǎo)致失敗。因此制定明確的目標(biāo)、編制、貫徹詳盡的工作計(jì)劃，是一個(gè)展覽會成功的必要條件之一。 在做計(jì)劃時(shí)要認(rèn)真思考，好的計(jì)劃應(yīng)像目錄樹一樣，層次分明，環(huán)環(huán)相扣，是一個(gè)完整的體系。用完整的工作計(jì)劃去指導(dǎo)我們的工作，會達(dá)到省時(shí)、省力，事半功倍的效果。工作執(zhí)行得好壞，很大程度上依賴于計(jì)劃制定的優(yōu)劣。

2. 如何做計(jì)劃：

預(yù)先制定展會時(shí)間進(jìn)度表

在制定展覽計(jì)劃時(shí)，首先要把一個(gè)展覽會所要涉及的工作內(nèi)容羅列出來，想得越周到，完成效果就會越好。其次，要注意時(shí)效性。展覽會的時(shí)間要求很高，每個(gè)工作的環(huán)節(jié)都要注意時(shí)間安排是否合理，在做計(jì)劃時(shí)，一定要規(guī)定好開始時(shí)間與完成時(shí)間，以便進(jìn)行有效的控制。最重要的一點(diǎn)，一定要落實(shí)到責(zé)任人。每項(xiàng)具體的工作必須要落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，以免相互推委，造成工作落實(shí)不到位。每項(xiàng)工作內(nèi)容的責(zé)任人也同樣要編制計(jì)劃，并注意協(xié)調(diào)與其他內(nèi)容的銜接與配合。

（二）明確崗位分工

1．分工的作用

專業(yè)化分工能夠?qū)崿F(xiàn)復(fù)雜系統(tǒng)工程的高效運(yùn)作并有效地達(dá)成目標(biāo)。

2．展覽會的具體分工

展覽會籌辦過程的崗位分工要按照其具體工作任務(wù)和類型來進(jìn)行設(shè)置。除了具有法律、財(cái)務(wù)等部門外，按照展覽會的工作內(nèi)容，可以在組委會秘書處下設(shè)幾個(gè)工作小組。

（1）策劃部：主要包括展覽會的專題設(shè)置、明確展覽會特色、企劃方案的擬定等工作。

（2）招展部：向符合展覽會參展范圍的企業(yè)發(fā)出邀請，對展會進(jìn)行宣傳推廣，組織企業(yè)參加展覽會。

（3）招商部：主要包括領(lǐng)導(dǎo)的邀請、國外使（領(lǐng)）館的邀請、重要嘉賓的邀請和專業(yè)觀眾的組織與邀請等工作。

（4）宣傳部：主要包括尋求合作媒體的支持、廣告的投放計(jì)劃與開支、與其他同類展覽會的合作等工作。

（5）行政部：主要包括合同的管理、展位的安排、資料的征集、賬務(wù)核查、報(bào)送批文等日常事務(wù)性工作。

（6）設(shè)計(jì)部：主要包括展覽會的邀請函、參觀券、請柬、網(wǎng)站、廣告、會刊等相關(guān)宣傳品的設(shè)計(jì)與印刷。

明確了分工之后，就可以按照員工的個(gè)人技能和特點(diǎn)進(jìn)行工作崗位的安排。在安排工作時(shí)，一定要注意各項(xiàng)工作之間的時(shí)間順序，注意平衡各人員的工作負(fù)荷，做好協(xié)調(diào)。例如：不要讓同一個(gè)人處理在時(shí)間上處于重疊的多項(xiàng)工作內(nèi)容。

（三）定期溝通展會進(jìn)展情況

展覽會的工作千頭萬緒，沒有一個(gè)人能夠面面俱到，對于所有的事情都很清楚，這就需要一個(gè)內(nèi)部的總結(jié)匯報(bào)制度�？梢园垂ぷ鲀�(nèi)容，由負(fù)責(zé)人員定期將總結(jié)以郵件形式群發(fā)給相關(guān)人員，可以分為周總結(jié)、月總結(jié)、季度總結(jié)等等。如“本月招商工作情況總結(jié)”、“本周網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣情況小結(jié)”、“本周展位進(jìn)度表”等，把本階段工作總結(jié)與下階段工作重點(diǎn)寫進(jìn)總結(jié)，在有效的時(shí)間將有效的內(nèi)容傳達(dá)給相關(guān)人員，使大家了解目前的展會進(jìn)展情況，以便更好地安排下一步的工作。

1．管理流程的重要性

制度管人、流程管事，這句話是對管理流程重要性的高度濃縮。流程管理不但在邏輯上解決了管理上無序、混亂等問題的根源，而且展現(xiàn)了使用流程管理工具給企業(yè)帶來的收益，即通過優(yōu)化管理方案，重新組織企業(yè)資源之后，產(chǎn)品生產(chǎn)速度、客戶服務(wù)水平和企業(yè)效率等均可得到明顯提升。

2．如何制定展覽會的業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程要求參與者具有清晰的職責(zé)、良好的溝通意識與團(tuán)隊(duì)意識、明確自己在項(xiàng)目中所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧�、建立面向流程的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人員的動態(tài)組合�？梢酝ㄟ^繪制業(yè)務(wù)流程圖使這一環(huán)節(jié)簡單明了。

在繪制展覽會的流程圖時(shí)，要將關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)在圖上反應(yīng)出來。展覽啟動之后，組建隊(duì)伍、策劃方案、印刷資料這些前期籌備工作完成之后，就要進(jìn)行招展與招商的工作了。在各項(xiàng)工作準(zhǔn)備就緒，也完成了報(bào)批手續(xù)之后，展覽就能夠成功舉辦了。要注意的是，閉幕并不意味著展覽會的結(jié)束，后續(xù)的工作也要積極完成，要為下一次的展會做好準(zhǔn)備。

建立整個(gè)展會的業(yè)務(wù)流程是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜而有挑戰(zhàn)性的工作，除了要建立主要的業(yè)務(wù)流程與輔助的業(yè)務(wù)流程之外，建立各流程之間的層次關(guān)系與合作關(guān)系也十分重要，要反應(yīng)從總體到局部、從宏觀到微觀的邏輯關(guān)系。

1．標(biāo)準(zhǔn)化管理的概念

標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)營管理就是在企業(yè)管理中，針對經(jīng)營管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)部門、每一個(gè)崗位，以人本為核心，制定細(xì)而又細(xì)的科學(xué)化、量化的標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。標(biāo)準(zhǔn)化是制度化的最高形式，可運(yùn)用到生產(chǎn)、開發(fā)設(shè)計(jì)、管理等方面，是一種非常有效的工作方法。 

2．標(biāo)準(zhǔn)化管理的作用

標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)營與管理，可以使企業(yè)從上到下有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的思想和行動；可以提高產(chǎn)品質(zhì)量和勞動效率，減少資源浪費(fèi)；有利于提高服務(wù)質(zhì)量，樹立企業(yè)形象；更重要的是標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)營與管理能使企業(yè)在連鎖和兼并中，成功地進(jìn)行“復(fù)制”或“克隆”，使企業(yè)的經(jīng)營管理模式在擴(kuò)張中不走樣，不變味，使企業(yè)以最少的投入獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

3．如何在展覽會的組織中應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化管理

（1）不斷增強(qiáng)全員的標(biāo)準(zhǔn)化意識。標(biāo)準(zhǔn)化客觀上早已滲透在日常展覽管理中的各個(gè)方面，但對標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識程度、自覺程度和受益程度卻沒有提高認(rèn)識，這就需要轉(zhuǎn)變觀念、大力推行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。如文件名的標(biāo)準(zhǔn)格式，合同編號與統(tǒng)一格式等。

（2）實(shí)行日常工作網(wǎng)絡(luò)化、電子化。建設(shè)企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，讓員工在網(wǎng)上隨時(shí)可以瀏覽，使用統(tǒng)一的程序軟件，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技成就。

展覽會作為一種有效的營銷手段，已經(jīng)受到越來越多的關(guān)注。它具有的展示品牌和形象、信息溝通渠道、尋求合作伙伴、成本低廉等優(yōu)勢，無論對于企業(yè)還是對于消費(fèi)者而言都是一種雙贏互利的方式。但由于目前展覽會的管理尚不規(guī)范，在實(shí)際操作過程中仍然存在著不少的問題。如何有效地進(jìn)行展覽會的籌備與組織，解決管理中存在的問題，是本文研究的重點(diǎn)。

本文分析了展覽會在管理中存在的主要問題，如工作缺乏計(jì)劃性、崗位分工不明確、業(yè)務(wù)流程不夠清晰、缺乏高水平展覽專業(yè)人才等問題，并提出相應(yīng)的對策，建議制定詳細(xì)的展覽項(xiàng)目計(jì)劃、明確崗位分工、定期溝通展會進(jìn)展情況、明確管理流程、采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法。

由于不同展覽會的實(shí)際情況不同，因此，本文提出的建議與對策在應(yīng)用中可能會遇到其他不確定的因素，仍需具體問題具體分析，達(dá)到最佳的效果。

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