【摘要】 最近幾年，隨著航天領域產品的生產研制、經(jīng)營管理信息化、數(shù)字化建設的不斷推進，產生了大量的電子文件。這些電子文件在原檔案及科技文件管理系統(tǒng)中并沒有得到有效地管理，甚至，大量有價值的電子文件沒有被歸檔留存。因此，原有的檔案及科技文件管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足檔案和科技文件管理的新需求。此種形勢下，本文提出了一套靈活、實用的解決方案，在利用先進信息網(wǎng)絡技術的基礎上將紙質文件進行數(shù)字化處理。進而使各種科技文件、音像材料及各種文本的電子文件和檔案信息均能在本系統(tǒng)內進行存儲、傳輸、檢索和利用。本文從系統(tǒng)的概念原理出發(fā)，詳細闡述了數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)的核心功能設計和非功能性需求設計的具體原理及方法，說明了如何對紙質科技文件及檔案進行有效的管理及如何對歷史數(shù)據(jù)進行有效的管理。 

第 1 章 引 言

1.1 研究背景

在日常生活中，對檔案的定義多種多樣，有人認為檔案就是對組織或者個人的歷史記錄,也有人認為就是一種證明。《中華人民共和國檔案法》中對檔案的定義是目前公認的、比較權威的, 即過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。根據(jù)檔案的定義可以將檔案分成兩個部分：一是檔案信息；二是記錄檔案信息的載體。檔案作為一種歷史文件，能夠以多種多樣的形式對信息加以保存記錄，它是歷史的原始記錄，能夠提供歷史資料，為組織、管理、決策、科研等工作服務。只有具有這樣特征的信息材料才能稱之為檔案。因為的檔案數(shù)量大，種類雜，創(chuàng)建者和創(chuàng)建時間不定，再加上企事業(yè)單位中人員的流動問題，所以管理與保護重要的文件資料就成為一個很難解決的問題。因此，讓企事業(yè)單位有效的掌握并資源共享，就應當要設立一套使用便捷的數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)完善企事業(yè)單位的檔案管理工作。數(shù)字化檔案以及科技文獻管理作為一個大的信息化領域，不能長期受制于人，對原系統(tǒng)進行升級和改造，開發(fā)具有自主知識產權的全新數(shù)字化檔案及科技文件管理產品平臺，不但能開拓公司信息化的新方向，滿足自主創(chuàng)新以及軟件系統(tǒng)產品化、市場化以及商業(yè)化的基本要求，也能創(chuàng)造新的利潤增長點。

1.2 研究目的

設計新型數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)主要有以下幾個目的：一是保存數(shù)字遺產，對公司及其子公司以及各下屬單位在生產和科研等活動中產生的，對需要保存的數(shù)字檔案及科技文件等電子信息進行采集、歸檔并統(tǒng)一管理，使得在科研、生產以及辦公自動化環(huán)境中產生的電子文件得到永久保存。二是建立有效的管理體制與機制，應用先進的技術，使得數(shù)字檔案及科技文件具有與紙質文件同等的效力的完整性、真實性、有效性。三是實現(xiàn)公司內部的資源共享，應保證安全保密并充分共享，為黨政辦公、科研和生產提供個性化的信息服務與業(yè)務支持，比如通過網(wǎng)站、觸摸屏兩種渠道的信息發(fā)布和全文搜索引擎的緊密配合，為用戶提供更適用于航天制造型企業(yè)的信息檢索服務。四是通過與其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫集成，實現(xiàn)對工藝 PPS 文件、質疑單文件、質量系統(tǒng)的合格證文件、合同文件等電子存檔文件的統(tǒng)一和集中管理。五是實現(xiàn)對信息檔案中心現(xiàn)有紙質館藏資料和科技文獻以及今后的電子文件的3D 展示。六是系統(tǒng)開發(fā)定位于商業(yè)化的產品開發(fā)，不僅要面向我公司，還要能適應市場上有同類需求的其他客戶，要開發(fā)出符合檔案及科技文件管理相關國家和行業(yè)標準的商業(yè)化產品。

第 2 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)概述

2.1 系統(tǒng)業(yè)務概述

2.1.1 系統(tǒng)業(yè)務范圍與用例

數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)是一個利用先進的信息網(wǎng)絡技術將紙質文件數(shù)字化從而實現(xiàn)辦公無紙化的高科技管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)能夠實現(xiàn)科技文件、音像材料及各種文本在內的多媒體檔案資源的存儲、查詢和檢索，為科技文件及檔案資料的管理、利用和保護提供了有效的技術保證，可大大節(jié)約數(shù)據(jù)存儲空間，無限地延長科技文件及檔案資料保存時間，同時也為查閱、利用科技文件及檔案文獻帶來了極大的便利。數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)需要兼容對紙質科技文件及檔案的管理，同時還要能對歷史數(shù)據(jù)進行管理。原有的檔案及科技文件管理系統(tǒng)積累下的大量歷史數(shù)據(jù)不能被忽略。在現(xiàn)在和將來，這些歷史數(shù)據(jù)都還具有非常重要的利用價值。因此，在紙質文件兼容處理的前提下，也應對歷史數(shù)據(jù)進行合理兼容。對科技文件管理業(yè)務流程的梳理，一方面要考慮將不同載體形式的科技文件都轉換為電子文件，進行統(tǒng)一的存儲、發(fā)布、輸出和利用，同時也要考慮到對紙質文件的管理以及對原有系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)的兼容。首先業(yè)務人員應當將三種形式存在的文件進行處理，分別為離線文件進行導入、在線文件接收以及紙質文件掃描。業(yè)務人員通過上述處理后再進行版本管理，這樣形成的電子文件就方便進行統(tǒng)一的存儲、發(fā)布、輸出和利用。電子及紙質檔案的統(tǒng)一管理流程的建立，主要是將紙質文件進行數(shù)字化的收集、歸檔和管理；此外應要建立完整、可靠、安全、實用的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。要明確數(shù)字化流程并通過數(shù)據(jù)挖掘、檔案編研等手段，建立各類專題數(shù)據(jù)庫。業(yè)務人員通過對預立卷的管理，將預立卷分為紙質文件留存、科技電子文件與需要歸檔的電子文件。

2.2 系統(tǒng)設計概述

通過對現(xiàn)有檔案及科技文件管理業(yè)務的系統(tǒng)梳理，將過去相對獨立的、基于客戶端/服務器（CS）架構的十幾個業(yè)務子系統(tǒng)整合為一個統(tǒng)一的基于瀏覽器/服務器（BS）架構的，能對檔案文件和科技文件進行統(tǒng)一管理、對電子文件和紙質文件進行統(tǒng)一管理并高度兼容歷史數(shù)據(jù)的全新的數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)。

2.2.1 系統(tǒng)體系結構

系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)庫是元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫，通過與其他數(shù)據(jù)庫相互關聯(lián)構成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)層�；�礎平臺為系統(tǒng)提供了底層系統(tǒng)級管理，如人員管理、權限管理、日志管理、文件操作、目錄操作、數(shù)據(jù)庫操作、模塊管理以及驅動接口等管理功能。業(yè)務層提供了用戶對電子檔案及科技文件的管理功能。通過基礎平臺與數(shù)據(jù)庫進行交互，完成用戶對科技文件及檔案的相關操作。數(shù)據(jù)捕獲子系統(tǒng)通過調用數(shù)據(jù)操作功能模塊提供了對紙質文件、在線文件以及離線文件的數(shù)據(jù)采集和存儲功能，實現(xiàn)了對科技文件和檔案文件、紙質文件和電子文件的統(tǒng)一處理。檔案業(yè)務支持檔案的案卷管理、卷內文件管理、檔案銷毀、檔案變更、檔案編研、庫房管理、統(tǒng)計報表、模板管理、檔案封裝成 XML 格式的文件永久保存以及檔案按用戶要求格式分發(fā)等各種不同的業(yè)務需求�？萍嘉募�業(yè)務支持科技文件的流轉以及三維文件的顯示及分發(fā)（本功能作為未來的擴展功能）。應用層實現(xiàn)了普通用戶對數(shù)字檔案及科技文件的利用，通過調用數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)展示等功能模塊，對不同類型的文件及檔案數(shù)據(jù)進行瀏覽，例如文件、圖片、聲音、影像等。同時用戶可以對電子文件進行下載、紙質或電子文件進行借閱，并通過報表功能實現(xiàn)對各種信息的統(tǒng)計報表。

第 3 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)核心功能的設計.....................12

3.1 功能介紹............................................................................... 12

3.1.1 功能描述............................................................................ 12

3.1.2 功能一覽表及功能模塊圖..................................................... 12

3.2 數(shù)據(jù)采集............................................................................... 13

3.2.1 在線文件............................................................................ 13

3.2.2 離線文件............................................................................ 14

3.2.3 紙質文件............................................................................ 15

3.3 科技文件管理......................................................................... 16

3.3.1 文件管理............................................................................. 16

3.3.2 文件分發(fā)............................................................................. 17

3.3.3 分發(fā)任務管理....................................................................... 20

3.3.4 文件報表.............................................................................. 22

3.3.5 版本管理.............................................................................. 22

3.3.6 樹節(jié)點管理........................................................................... 23

3.3.7 借閱管理.............................................................................. 25

3.4 檔案管理................................................................................. 29

3.4.1 模板管理.............................................................................. 29

3.4.2 預立卷管理........................................................................... 29

3.4.3 歸檔管理.............................................................................. 31

3.4.4 檔案封裝.............................................................................. 32

3.4.5 鑒定管理.............................................................................. 32

3.4.6 檔案查詢.............................................................................. 34

3.4.7 檔案報表.............................................................................. 35

3.5 用戶數(shù)據(jù)服務.......................................................................... 35

3.5.1 查詢利用.............................................................................. 35

3.5.2 統(tǒng)計報表.............................................................................. 36

3.5.3 文件借閱.............................................................................. 36

3.5.4 目錄瀏覽.............................................................................. 37

3.5.5 文件瀏覽.............................................................................. 37

3.5.6 文件下載.............................................................................. 37

3.6 系統(tǒng)管理................................................................................. 37

3.6.1 基礎信息維護........................................................................ 37

3.6.2 系統(tǒng)擴展................................................................................38

3.6.3 數(shù)據(jù)維護................................................................................38

3.6.4 用戶管理................................................................................40

3.6.5 用戶組管理............................................................................ 41

3.6.5 權限管理............................................................................... 42

3.6.6 日志管理............................................................................... 43

3.7 數(shù)據(jù)操作.................................................................................. 44

3.7.1 數(shù)據(jù)獲取................................................................................ 44

3.7.2 數(shù)據(jù)展示................................................................................ 46

3.7.3 數(shù)據(jù)查詢................................................................................ 46

3.8 基礎平臺................................................................................... 46

3.8.1 目錄操作................................................................................ 46

3.8.2 文件操作................................................................................ 46

第 4 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)非功能性設計.............................49

4.1 用戶界面.................................................................................... 49

4.2 硬件配置.....................................................................................49

4.3 與原系統(tǒng)的兼容性....................................................................... 50

4.4 檔案原始性的保障....................................................................... 50

4.5 系統(tǒng)安全..................................................................................... 51

4.5.1 身份認證.................................................................................. 51

4.5.2 防篡改..................................................................................... 51

4.5.3 加密處理...................................................................................51

第 5 章 結 語.....................................................................................52

5.1 論文創(chuàng)新之處...............................................................................52

5.2 論文不足......................................................................................52

5.3 論文完善思路............................................................................... 52

第 4 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)非功能性設計

4.1 用戶界面

檔案不同于商業(yè)產品, 界面的設計不能過于時尚，要有嚴肅的科技感，給用戶一種簡單、大方、美觀的感覺。所謂用戶界面前臺，即普通用戶對檔案和科技文件的利用界面，可以參考數(shù)字圖書管理系統(tǒng)的利用界面設計。本系統(tǒng)的界面設計分為兩大部分——業(yè)務處理部分和后臺管理部分。每部分都劃分為三個區(qū)域：頂部、左側和右側。各區(qū)域的分配如下所示：頂部：功能導航左側：樹狀結構-型號樹結構列表；檔案門類列表；預立卷分類數(shù)結構；右側：文件（檔案）列表；本系統(tǒng)的用戶界面以簡單明了為主要設計理念，希望能夠帶給用戶清新的視覺體驗。

4.2 硬件配置

本系統(tǒng)的設計對運行環(huán)境的要求如下：建議使用 4 臺及以上的服務器，其中兩臺用作數(shù)據(jù)庫服務器，一臺用于作業(yè)務數(shù)據(jù)庫服務器，一臺用于存放文件及檔案的元數(shù)據(jù)信息，以上數(shù)據(jù)庫服務器運行 SQL Server2005 或 SQL Server2008 數(shù)據(jù)庫等；另外兩臺分別用作應用服務器和文件服務器，應用服務器用于運行本系統(tǒng)的服務器端程序，操作系統(tǒng)為 Windows server2003 以上版本，最好是 64 位操作系統(tǒng)，運行 IIS6.0 以上的版本。文件服務器用于存放科技文件或檔案的文件內容。關于服務器的硬件配置，本人建議 CPU 為雙核或四核，主頻最小 2G 以上，內存最小 2G, 雙硬盤配置，每個硬盤容量大于 100GB，硬盤互為備份。為了更加直觀地說明本系統(tǒng)的運行環(huán)境，本人列出了下表，來說明設備及軟件/硬件要求等信息。

第 5 章 結 語

5.1 論文創(chuàng)新之處

數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)，不僅僅解決了電子檔案文件永久保存的問題。同時，系統(tǒng)與其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫集成，實現(xiàn)了電子存檔文件的統(tǒng)一集中管理，實現(xiàn)了資源共享，做到數(shù)據(jù)規(guī)范，安全保密，充分共享。根據(jù)用戶的不同權限，為黨政辦公、科研和生產提供個性化的信息服務與業(yè)務支持。最為亮點的是，系統(tǒng)開發(fā)定位于商業(yè)化的產品開發(fā)，不僅要面向我公司，還適應市場上有同類需求的其他客戶，要開發(fā)出符合檔案及科技文件管理相關國家和行業(yè)標準的商業(yè)化產品。這樣，既滿足了公司自身對信息檔案永久保存和管理的需求，又符合了公司目前重視生產質量的同時也要重視效益的方針，最大程度的考慮到了成本的節(jié)約，甚至可以轉化成利潤的創(chuàng)新點。

5.2 論文不足

數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)的設計目前還存在沒有解決的問題，一是沒有解決三維模型存儲的問題，對于三維模型存儲從管理的角度考慮，需要與 PDM 大平臺做相應的集成，應用 PDM 模型管理的功能實現(xiàn)對下廠三維模型的有效管理。對于這方面的工作，還要做更深入的研究，以增強系統(tǒng)對科技文件管理的全面性。二是舊紙質文檔電子化的問題，經(jīng)過長年累月的生產經(jīng)營，檔案部門一般都會堆積大量的舊紙質存檔文件。在這些文件中，有很大一部分是對企業(yè)及國家和社會具有保存和利用價值的檔案及科技文件。目前來看，把這些有價值的紙質文件轉換成電子文件長久保存歸檔將是一項巨大而繁雜的工作。如何規(guī)范的、有條理的、相對便捷的完成這項工作和以什么樣的形式對文件進行歸檔保存最合適也是下一個階段研究的重點。

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