電算化會計檔案的優(yōu)勢與弊端分析
發(fā)布時間：2014-07-30 10:06
一、電算化會計檔案的特點：
�。ㄒ唬�(nèi)涵廣泛。
其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時間較短，對存儲環(huán)境要求較高。
電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：
1、溫濕度的影響。實驗證明：保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％�？梢婋娮游募䦟ζ錅貪穸纫蟾鼮閲栏�。
2、光和空氣的影響。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會產(chǎn)生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質的載體影響相對要小的多。
3、灰塵的影響。灰塵會給電子文件和紙質文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值。
4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
�。ㄈ�、電算化會計檔案便于管理、分析，筆耕文化推薦期刊，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網(wǎng)絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作會計報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。
（四）、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統(tǒng)中一經(jīng)被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認。
�。ㄎ澹�、對軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會計檔案存在的問題：
電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用。
會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，所以會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會計工作
1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業(yè)務需要的電算化會計軟件，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設施建設，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
2、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責任制，并依據(jù)各單位具體的會計電算化的實際情況來制定相應的檔案管理制度。
本文編號：6334
�。ㄒ唬�(nèi)涵廣泛。
其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時間較短，對存儲環(huán)境要求較高。
電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：
1、溫濕度的影響。實驗證明：保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％�？梢婋娮游募䦟ζ錅貪穸纫蟾鼮閲栏�。
2、光和空氣的影響。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會產(chǎn)生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質的載體影響相對要小的多。
3、灰塵的影響。灰塵會給電子文件和紙質文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值。
4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
�。ㄈ�、電算化會計檔案便于管理、分析，筆耕文化推薦期刊，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網(wǎng)絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作會計報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。
（四）、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統(tǒng)中一經(jīng)被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認。
�。ㄎ澹�、對軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會計檔案存在的問題：
電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用。
會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，所以會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會計工作
1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業(yè)務需要的電算化會計軟件，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設施建設，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
2、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責任制，并依據(jù)各單位具體的會計電算化的實際情況來制定相應的檔案管理制度。
本文編號：6334
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