發(fā)布時間：2014-07-27 09:59

　　一、高校財務會計檔案管理存在的問題
　　1.對會計檔案的重視不夠。
　　由于電算會計發(fā)展時間不長，許多單位對電算化下的會計檔案不夠重視，沒有對會計華下的財務檔案設置專員管理，大多數(shù)是由會計人員主兼管，其他財務人員協(xié)作的模式，這樣使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質檔案紙質檔案，磁質檔案不移交不能是紙質文檔何磁質同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質量和效果。
　　2.電算化會計檔案管理是一種綜合技術性強的工作對從事人員要求較高。
　　既需要具掌握一定財會專業(yè)知識也需要具備較好的計算機操作技能的人員。如果計算機業(yè)務技能不熟，就會在管理當中因操作錯誤破壞數(shù)據(jù)，后果不堪設想。反之如果沒有較強的財會專業(yè)技能就不能正確處理會計資料，進行檔案管理。目前，會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業(yè)知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，未能對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務數(shù)據(jù)等定期備份，未及時形成磁介質的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務數(shù)據(jù)的安全性得不到保障，一旦計算機及服務器出現(xiàn)故障，就會造成財務數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟損失。
　　3.安全性方面，筆耕文化傳播，電子檔案雖具有儲存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮會計檔案服務的功能。但是電子檔存放的磁性介質或光盤易被遺失、損壞，因此在安全管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會計檔案管理的一項重要內(nèi)容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復制，加上工作人員對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡等不穩(wěn)定的因素網(wǎng)絡化的管理為網(wǎng)絡社會的黑客、網(wǎng)絡犯罪分子造成可乘之機，工作人員缺乏會計電算化安全基本知識，不遵守單位的數(shù)據(jù)安全規(guī)則，將計算機病毒帶人會計系統(tǒng)中，是會計數(shù)據(jù)備份不及時，造成電子數(shù)據(jù)永久丟失，相對傳統(tǒng)會計檔案管理，電算化會計檔案的安全管理難度較大，較為復雜，一旦出現(xiàn)安全管理事故，損失則更大。這樣從而增加了財務數(shù)據(jù)的脆弱性。
　　4.電算化會計檔案查閱需要在特定的環(huán)境進行。傳統(tǒng)的紙質會計檔案直觀可視性強，而電算化會計檔案必須借助于計算機及其特定的軟件軟件系統(tǒng)才可顯示識讀所需的數(shù)據(jù)與資料。在無特定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就而失去利用價值。
　　二、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法
　　1.加快會計檔案工作現(xiàn)代化步伐，加強管理，利用大量的會計檔案資料為各類財務檢查提供最真實的依據(jù)。 充分發(fā)揮財務檔案的潛在作用，更好地為財務工作服務。在現(xiàn)代化信息安全問題大部分都是因內(nèi)部管理不善引起的，各單位要成立專門的組織負責網(wǎng)絡信息安全管理工作。在電算化會計檔案管理工作中，建立專用的會計檔案室，用以保管存儲會計信息的磁性材料，同時通安裝網(wǎng)絡安全軟件，加強信息網(wǎng)絡的安全建設，確保會計信息的網(wǎng)絡安全。話說“三分技術、七分管理”各單位要加強電算會計化檔案的管理制度，明確何細化安全保護具體要求如各責任者之間的權限設置，數(shù)據(jù)加密和認證，實時網(wǎng)絡監(jiān)測，防范越權或個人對數(shù)據(jù)庫的不適當操作破壞會計檔案數(shù)據(jù)。
　　2.科學保存，定期檢測，確保電算化會計檔案安全有效利用。電算化會計檔案是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物，必須用現(xiàn)代化設施設備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞；定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。對歸檔的電算化會計檔案要根據(jù)規(guī)定編制檢索工，方便以后查詢檢測。利用各種財務基礎數(shù)據(jù)資料分析高校經(jīng)濟發(fā)展，財務運行中的特點、存在的不足，研究預防對策，為領導決策服務。
　　3.提高認識，加強領導。要高度重視財務檔案管理工作，樹立好財務檔案管理的意識，明確檔案管理人，專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計單位建立會計檔案的管理辦法或制度，并嚴格執(zhí)行使會計檔案管理規(guī)范化，以確保會計檔案的真實可靠性。
　　4. 強化財務管理人員素質。
　　會計電算化檔案管理人員要求掌握計算機應用維護和會計專業(yè)技能，在相關的隊伍建設方面應該增加專業(yè)的技術人才，以加強對電算化會計檔案進行規(guī)范化管理。在沒有引進符崗位的復合型才次前應該對現(xiàn)有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習，讓檔案管理人員了解會計檔案的重要性，提高他們的專業(yè)技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規(guī)范化、科學化、安全化管理提供保障。使電算化會計檔案在各項工作中發(fā)揮作用。
   

 

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