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電算化會計檔案的優(yōu)勢與弊端分析

發(fā)布時間:2014-07-30 10:06
  一、電算化會計檔案的特點:
  (一)、內(nèi)涵廣泛。
  其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案,還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存,增加了管理的難度。
 。ǘ⒈4鏁r間較短,對存儲環(huán)境要求較高。
  電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤,與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命較短,一般為5-10年,而紙質(zhì)的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點:
  1、溫濕度的影響。實驗證明:保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃,相對濕度為45%-60%。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃,相對濕度為40%±5%?梢婋娮游募䦟ζ錅貪穸纫蟾鼮閲(yán)格。
  2、光和空氣的影響。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量,紫外線長期照射可使磁性消退,造成信息難以讀取,空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)在一定環(huán)境下會產(chǎn)生臭氧等,導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質(zhì)的載體影響相對要小的多。
  3、灰塵的影響。灰塵會給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機械損傷,灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言,即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害,如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑,也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息,而灰塵一旦對電子載體造成危害,載體所記錄的信息可能會局部丟失,電子文件失去保存價值。
  4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質(zhì)檔案無任何影響,而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失,是記錄信號丟失,記錄信息破壞,縮短電子檔案載體壽命。
  (三)、電算化會計檔案便于管理、分析筆耕文化推薦期刊,迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作會計報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達到檔案信息資源共享,無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。
  (四)、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改,且不留痕跡,其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統(tǒng)中一經(jīng)被改動,如未作備份,原來檔案就被覆蓋,內(nèi)容很難被識別,;另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。
 。ㄎ澹、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存貯在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。會計檔案與財務(wù)軟件的版本越來越高,需要不斷的更新,更需要與之相配的硬件來兼容。
  二、目前電算化會計檔案存在的問題:
  電算化會計實施時間不長,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。會計電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位,使得會計檔案的載體質(zhì)量難以達到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。
  會計檔案管理制度不完善:由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范,電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法,只歸檔紙質(zhì)文件,將原來用手工記錄的賬簿、報表,改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才:電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),所以會計人員僅學(xué)會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
  三、如何做好電算化會計工作
  1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實際業(yè)務(wù)需要的電算化會計軟件,強化系統(tǒng)的安全防護功能,定期維護,避免因安全問題導(dǎo)致會計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設(shè)施建設(shè),提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
  2、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》,建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責(zé)任制,并依據(jù)各單位具體的會計電算化的實際情況來制定相應(yīng)的檔案管理制度。

 



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