發(fā)布時間：2015-02-05 10:06

 

　　論文摘要 在基建項目管理模式下，辦公室承擔(dān)著諸如電廠辦公室、黨群工作部的職能。在兩個部門合一管理的情況下，最大化發(fā)揮辦公室的職能就顯得尤為重要。

　　論文關(guān)鍵詞 最大化 工作職能 管理模式

　　在基建項目建設(shè)管理中，沒有設(shè)立專門的黨群工作部，由辦公室承擔(dān)著辦公室和黨群工作部全部的職責(zé)和工作任務(wù)。所以，辦公室承擔(dān)著人事、勞資、文秘、黨建、紀(jì)檢監(jiān)察、工會、新聞宣傳、治安維穩(wěn)、新農(nóng)村建設(shè)、交通安全、信息化建設(shè)、檔案管理、后勤服務(wù)、接待管理、綜合協(xié)調(diào)等諸多職能，人少事多，事務(wù)繁雜。如何最大化、高效率發(fā)揮辦公室職能，充分調(diào)動所有干部職工的積極性是擺在基建項目管理模式下的重要課題。

　　一、辦公室要發(fā)揮的基本職能

　�。ㄒ唬﹨⒅\助手
　　用一句比較貼切的比喻，辦公室是企業(yè)的“窗口”和領(lǐng)導(dǎo)的“眼睛”。制定出臺重大管理制度及辦法、上報各類總結(jié)材料、撰寫重要會議領(lǐng)導(dǎo)講話材料等，都需要辦公室“站得高、看得遠”，不斷分析判斷國家政策形式、學(xué)習(xí)借鑒電站建設(shè)管理成功經(jīng)驗、加強企業(yè)管理知識學(xué)習(xí)，才能充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)思想、意圖，積極發(fā)揮參謀和助手作用，匯報材料文字表達才能做到“準(zhǔn)、實、新”，撰寫的文稿才能思路清、高度夠、表達清、特色明，充分展現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理水平。為此，就必須要求各成員努力學(xué)習(xí)各種專業(yè)知識、擴大實踐范圍，搜集各類信息情報，認(rèn)真研讀國家領(lǐng)導(dǎo)及上級單位文件信息，做到理論實時更新，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供正確的決策參考信息。
　�。ǘ�）輔助機構(gòu)
　　辦公室是從屬于領(lǐng)導(dǎo)層之下的輔助層，然而有時又要代表領(lǐng)導(dǎo)處理全局性的問題，起著輔助領(lǐng)導(dǎo)的作用，輔助作用發(fā)揮的好壞將影響全局的工作。辦公室掌握著各類重要文件信息及核心機密，要求全體人員樹立“全局觀、大局觀”思想和“三思而后行”處事原則，在重大決策、人事變動或重要制度沒有出臺前，辦公室人員不能泄露有關(guān)機密事項，做到“慎言、慎行”，會議決定的事件，，必須不折不扣、創(chuàng)造條件進行執(zhí)行。
　　（三）信息中樞
　　辦公室將上級的指示、指令，企業(yè)的總體規(guī)劃、目標(biāo)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策以及各種重大事件形成的文件資料，各個部門實施領(lǐng)導(dǎo)決策的情況和反映、動態(tài)，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應(yīng)。辦公室要求處理重要文件資料不過夜，日事日畢，不拖泥帶水，及時將上級單位指示、精神傳達到建管局各部門及參建各單位，同時將落實和執(zhí)行情況在規(guī)定時限內(nèi)向上級單位反饋和匯報。
　�。ㄋ模�橋梁紐帶
　　辦公室是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方、保證企業(yè)各項工作正常運轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)樞紐和聯(lián)系橋梁。如果把一個單位比做一個人的話，那么領(lǐng)導(dǎo)層、決策機構(gòu)是大腦，業(yè)務(wù)部門、執(zhí)行機構(gòu)是四肢，辦公室則是神經(jīng)系統(tǒng)，負責(zé)把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反饋給大腦，以便讓大腦及時調(diào)整決策，推動整個機體的正常運行。辦公室作為一個特殊的部門，具有綜合性、服務(wù)性、被動性和突擊性的特點。這就要求辦公室人員樹立“辦公室無小事、小事不小、大事更大”、“細節(jié)決定成敗”的理念，在召集開會、辦理接待工作任務(wù)時，發(fā)揚“嚴(yán)、謹(jǐn)、細、實”的工作作風(fēng)，及時溝通上下、協(xié)調(diào)左右，既要考慮大局，又要顧全小節(jié)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成各項工作任務(wù)。

　　二、發(fā)揮辦公室職能采取的措施

　　目前，除人事勞資、黨群、紀(jì)檢監(jiān)察、治安維穩(wěn)、信息化建設(shè)、新聞宣傳、文秘、檔案管理等一崗一人外，其余大部分工作由辦公室成員兼職，在龐大而煩雜的工作面前，如何高效運作，就需要領(lǐng)導(dǎo)高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)智慧及整個團隊綜合技能的培養(yǎng)和高度的默契配合。
　�。ㄒ唬┘哟笈嘤�(xùn)力度，著力培養(yǎng)員工職業(yè)技能和綜合素質(zhì)
　　駕馭全局的能力是領(lǐng)導(dǎo)干部最重要的一項領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，所以，要加強對領(lǐng)導(dǎo)干部的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)力的培訓(xùn)。員工具體執(zhí)行各項工作，有人說，職業(yè)技能和綜合素質(zhì)高的員工把領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作當(dāng)成一件藝術(shù)品來做，反之，職業(yè)技能和綜合素質(zhì)較差的員工往往把領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作當(dāng)成簡單的工作任務(wù)或者壓力來完成，得到結(jié)果可想而知。因而，加強員工培訓(xùn)是企業(yè)發(fā)展的一項重要內(nèi)容。一是督促部門員工認(rèn)真參加企業(yè)組織的類似“文化講壇”等相關(guān)活動，充分汲取專家、學(xué)者帶來的先進管理經(jīng)驗，同時，組織員工到企業(yè)兄弟單位及省外先進水電站學(xué)習(xí)取經(jīng)，形成請進來與走出去相結(jié)合，為員工創(chuàng)造更多學(xué)習(xí)提高的機會，增強員工隊伍的綜合素質(zhì)。二是健全完善內(nèi)控對標(biāo)管理制度，修訂和完善那些可操作性不強、與實際工作存在出入的制度，確保各項制度運行上下暢通，從而促進精細化、規(guī)范化管理上水平。制定績效考核辦法，實現(xiàn)獎罰對等，破除“干多干少一個樣”、工作中推諉扯皮、工作效率低下等現(xiàn)象，觸動每一位員工神經(jīng)，增強各部門的工作緊迫感和責(zé)任心，使行政指令暢通，從而使企業(yè)整體工作質(zhì)量、工作效率和綜合績效持續(xù)提升。三是全面推行內(nèi)部工作聯(lián)系單制度，細化任務(wù)目標(biāo)，明確責(zé)任主體，將責(zé)任落實到個人，切實提高工作成效。四是將《企業(yè)文化宣傳手冊》和《員工行為規(guī)范》發(fā)放至每一位員工，宏弘揚優(yōu)秀企業(yè)文化和員工高尚情操，使員工樹立“感恩企業(yè)、珍惜緣分、自發(fā)向上”的職業(yè)情操。

　�。ǘ�）以“創(chuàng)一流”為目標(biāo)，團結(jié)電站周邊單位及群眾保工區(qū)平安和諧
　　以創(chuàng)建一流水電企業(yè)為目標(biāo)導(dǎo)向，鼓勵員工朝著一流的方向努力工作。同時，要團結(jié)電站周邊單位及群眾，爭取他們的支持和理解，確保工區(qū)平安和諧。一是要緊密聯(lián)系當(dāng)?shù)卣�府，組織當(dāng)?shù)啬芨枭莆璧拇迕�，成�?ldquo;民族歌舞團”，編排一些積極向上、突出地方特色的節(jié)目，在遇有重大節(jié)日、重要接待工作，邀請他們來參加演出，增加了彼此之間的溝通和信任，融洽企地關(guān)系。二是邀請老師、專家，以工程建設(shè)中涌現(xiàn)出的“雨中擔(dān)架救村民”、“雨夜搶救滑坡體”、“晝夜加班澆筑大導(dǎo)墻”、“精工細作開挖導(dǎo)流洞”、“援手鋪筑愛心路”等先進事跡為題材，編排成舞蹈、相聲、小品等節(jié)目，選送參加地方組織的演出，展現(xiàn)企業(yè)特色精神風(fēng)貌。三是緊密團結(jié)各單位，由各單位選送節(jié)目，經(jīng)常性開展文藝晚會、聯(lián)歡晚會等活動，搭建溝通協(xié)調(diào)的橋梁。
　�。ㄈ�）加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)管理工作網(wǎng)絡(luò)化、信息化、扁平化
　　充分利用信息化資源提高工作效率，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站建設(shè)，實現(xiàn)以下功能：一是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)派車功能。通過內(nèi)部網(wǎng)站，可以看到車庫可有幾輛可調(diào)配車輛，車牌號是什么，駕駛員是誰，每輛車車況如何；外派車輛乘坐人員是誰，返回時間是什么時候，使用車輛員工可根據(jù)車輛詳細信息確定返回或外出。二是實現(xiàn)網(wǎng)上訂餐功能。通過內(nèi)部網(wǎng)站，可以了解每天食堂菜肴情況、食堂包間使用情況，如有接待，直接將就餐時間、就餐標(biāo)準(zhǔn)、就餐人數(shù)等詳細信通過網(wǎng)絡(luò)與食堂工作人員聯(lián)系，進一步方便員工就餐。三是開辟合理化意見征集專欄。員工對食堂、超市、接待中心、會所、招待所服務(wù)有意見或建議，在意見征集專欄提出合理化建議，企業(yè)及時組織相關(guān)人員及時進行處理。四是開辟對后勤服務(wù)情況進行打分功能，對歷次接待、工程維修等進行打分，監(jiān)督并督促物業(yè)公司進一步做好后勤服務(wù)工作。五是設(shè)立考勤專欄。為了實現(xiàn)規(guī)范化管理，監(jiān)督員工按時上下班，建立上下班打卡系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)員工打卡情況，自動在網(wǎng)站上公布員工每天出勤情況、休假情況。六是在每輛車上安裝GPS定位系統(tǒng)，實時監(jiān)控車輛行駛情況，確保車輛行車安全。
　�。ㄋ模┙�立外語人才庫，及時處理涉外事宜
　　隨著“三通一平”工作的逐步落實，道路條件越來越好，加上地處三江并流的實際，途徑工區(qū)旅游的人會越來越多，而工區(qū)又處于藏區(qū)，需要特別防備涉外媒體、涉外組織在工區(qū)進行一些非法活動。為了克服存在的語言障礙，保障涉外問題處理迅速，成立外語人才庫，并對外語人才進行培訓(xùn)，遇有突發(fā)事件，隨時配合相關(guān)部門處理涉外事宜。
　�。ㄎ澹┘訌娦侣勑麄髁Χ�，為打造藏區(qū)窗口工程做好輿論引導(dǎo)
　　本著“鼓舞士氣、弘揚精神、關(guān)注熱點、報道亮點”的原則，一是鼓勵和發(fā)動各單位，通過書法、繪畫、攝影等活動，展示工程建設(shè)良好的面貌，通過鼓勵全體員工，積極挖掘工程建設(shè)方面的素材，在深度報道方面下功夫，將在藏區(qū)奮戰(zhàn)的情況展示出來。二是制作電站建設(shè)宣傳畫冊，充分展示工程建設(shè)管理經(jīng)驗和成果。三是進一步挖掘工程建設(shè)管理、企業(yè)文化建設(shè)、構(gòu)建和諧企地關(guān)系等題材，加強深度報道宣傳力，為推動電站又好又快建設(shè)營造良好的宣傳輿論環(huán)境。
　�。�六）加強后勤服務(wù)管理，接升接待工作水平，努力打造云南藏區(qū)“星級化”服務(wù)窗口和標(biāo)兵
　　一是制定出臺《后勤服務(wù)管理工作規(guī)定》，進一步規(guī)范后勤服務(wù)管理，明確責(zé)任分工，為員工營造一個優(yōu)美、整潔、安全、舒適、和諧的辦公、生活環(huán)境；二是成立永久營地后勤服務(wù)管理督查委員會，針對職工比較關(guān)注的食堂、超市等存在問題加大監(jiān)督考核力度，以進一步提升后勤服務(wù)接待工作水平，切實服務(wù)好電站建設(shè)、服務(wù)好廣大職工，為電站建設(shè)提供堅強的后勤保障。要求物業(yè)公司以主人翁態(tài)度提升服務(wù)質(zhì)量，要倡導(dǎo)“星級”服務(wù)、“微笑”服務(wù)、“標(biāo)兵”服務(wù)理念，強化全員服務(wù)意識，樹立“服務(wù)無小事”思想，明晰管理程序，固化服務(wù)流程，努力打造云南藏區(qū)“星級化”服務(wù)窗口和標(biāo)兵。

 

　　三、結(jié)語

　　辦公室的工作千頭萬緒，最大化發(fā)揮好辦公室各項職能，需要我們不斷完善管理制度，不斷創(chuàng)新管理的方式方法。同時，打造一支技術(shù)過硬、綜合素質(zhì)高的員工隊伍也是最大化發(fā)揮辦公室職能必不可少的條件。最大化發(fā)揮辦公室職能也是今后一段時期不斷探索、不斷創(chuàng)新的重要管理內(nèi)容。

 

本文編號：12391