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檔案的現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵與必要性

發(fā)布時間:2014-07-27 14:48

  計算機技術(shù)的普遍應用,電子文件的大量涌現(xiàn),都給檔案事業(yè)的迅速發(fā)展提供了契機與挑戰(zhàn),做好檔案的現(xiàn)代化管理是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案是國家機關(guān)、社會團體及個人在社會活動中直接形成的,是記錄歷史真實狀況的重要資料,是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學,社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案的記錄功能對社會的發(fā)展具有不可或缺的積極作用。
  與檔案管理現(xiàn)代化相對應的是傳統(tǒng)手工管理模式,兩者的不同在于:一是管理對象及其特點不同,傳統(tǒng)檔案管理的主體是紙質(zhì)檔案,其信息與載體不可分割;而檔案管理現(xiàn)代化條件下,其對象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案,具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征;二是管理模式的不同:傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式,包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統(tǒng)計和提供利用等諸環(huán)節(jié),現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主,工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。
  檔案的現(xiàn)代化管理在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上建立起來,它以系統(tǒng)論為基礎(chǔ),以數(shù)學方法為工具,借助計算機、數(shù)字通信等技術(shù),組成最佳的結(jié)構(gòu)體系,并充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性,以取得被管理對象在確定目標下,使整體動態(tài)取得最佳效果。
  檔案現(xiàn)代化管理的最終目標,是最大限度地保護檔案質(zhì)量,延長檔案的壽命;最大限度地開發(fā)檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。要完成檔案現(xiàn)代化管理的最終目標,必須做好三件事:一是在保證電子檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上延長檔案壽命;二是利用計算機技術(shù)提高檔案管理效率和水平,開發(fā)檔案信息資源,為社會各界提供高水平的咨詢服務;三是對檔案數(shù)據(jù)文件的采集、整理,形成電子檔案,豐富資源。這三件事不是各自孤立的,而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎(chǔ),如果沒有檔案壽命的延長,就談不上檔案信息的開發(fā);不能為社會提供相應的咨詢服務,延長檔案壽命就失去它應有的意義,即提供高水平的咨詢服務要靠高質(zhì)量的檔案資源為基礎(chǔ),延長檔案壽命的意義要靠提供高質(zhì)量的咨詢服務來體現(xiàn)。如果沒有源源不斷的檔案數(shù)據(jù)采集,在電子時代,檔案就失去了繼續(xù)豐富檔案資源的源泉,其后果不堪設想。三件事都要靠人去做,特別是第二、三件事,科技含量很高,所以管理人員科技素質(zhì)的提高,顯得尤為重要。
  檔案資料的數(shù)據(jù)采集是檔案信息資源得以充分開發(fā)和有效利用的基礎(chǔ)。檔案資料數(shù)據(jù)的采集是實現(xiàn)檔案資料信息集中和共享的基礎(chǔ)工作,沒有檔案數(shù)據(jù)的采集,筆耕文化傳播,檔案管理的現(xiàn)代化建設就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的數(shù)據(jù)采集整理工作,檔案管理的現(xiàn)代化建設也得不到必要的保證。
  總的來說,檔案現(xiàn)代化管理的主要特征是:系統(tǒng)化,就是整體的各個組成部分為達到一個總目標,按照統(tǒng)一計劃而行動;定量化,就是把復雜系統(tǒng)中的變量及相互關(guān)系,用數(shù)學形式表示出來,建立數(shù)學模型,進行定量分析,預測未來或調(diào)整方向;信息化,就是廣泛地使用計算機,對大量有用信息進行收集、分析,利用反饋信息進行預測和決策;智力化,就是現(xiàn)代化管理十分強調(diào)人的作用,注意開發(fā)管理人員的智力,充分調(diào)動人的主動性、積極性和創(chuàng)造性。要求組織機構(gòu)具有應變能力,充滿活力和高效率,以適應錯綜復雜的變化情況或環(huán)境。

 



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