所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為基本依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)信息內(nèi)容的原則下，對(duì)檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)整，同時(shí)又保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，使檔案信息社會(huì)化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建設(shè)是指利用高新技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件（紙質(zhì)文件、聲音本文由論文聯(lián)盟收集整理文件、視頻文件）和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研提供利用等活動(dòng)的通稱；是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。在工程項(xiàng)目中如何加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)對(duì)檔案信息化、檔案信息化建設(shè)及工程檔案管理提出幾點(diǎn)體會(huì)。
　　1 在檔案信息化過程中應(yīng)遵守以下原則
　　1.1規(guī)范性原則
　　檔案信息化建設(shè)需要制定完整統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這是提高工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。在進(jìn)行館（室）藏檔案信息化的過程中，有兩種形式：一方面是指將館（室）藏的檔案經(jīng)過利用現(xiàn)代各種輸入設(shè)備技術(shù)輸入到計(jì)算機(jī)中，形成數(shù)字化信息；另一方面是指館（室）中可以直接接受電子類型的文件。這兩種形式，都要遵照規(guī)范性原則進(jìn)行，因此，要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促進(jìn)數(shù)字化檔案的良性發(fā)展，保證數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
　　1.2 安全性原則
　　隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。
　　1.3 效益性原則
　　由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆�、物力、�?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，要根據(jù)自身的能力、館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。
　　2 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
　　2.1 調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)
　　為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，檔案人員首先要具備一定的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)，以解決檔案信息庫(kù)建設(shè)中出現(xiàn)的新問題、新情況。還要有一些自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)及邊緣科學(xué)的專業(yè)知識(shí)。一方面，檔案信息是一種載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案信息的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)；另一方面，檔案工作者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理及管理的過程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各項(xiàng)工作。如果檔案人員不熟悉專業(yè)知識(shí)，在日常的管理工作中就無(wú)法完成自己的本職工作。
　　2.2 提高檔案信息化水平技術(shù)
　　對(duì)于工作人員配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作；檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程；對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。
　　2.3 提高檔案信息管理水平
　　加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平；加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄；加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
　　3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
　　工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過程。為完善工程檔案的建立，提出以下幾點(diǎn)建議。
　　（1）加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
　�。�2）加強(qiáng)協(xié)作，確保建設(shè)順利。檔案信息化建設(shè)在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合，才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
　　（3）檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
　�。�4）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。
　　總之，隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問，上海商標(biāo)注冊(cè)，做好檔案工作是無(wú)止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。在工作中利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，還能推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，為新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

本文編號(hào)：992