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開放教育學(xué)籍檔案管理的對策初探

發(fā)布時間:2014-07-07 17:12

引言
  開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容包括:學(xué)生基本信息、學(xué)期注冊情況、課程注冊情況、考試注冊與考試成績記錄、學(xué)習(xí)過程中的獎懲情況、學(xué)籍異動情況等。學(xué)籍檔案采用計算機(jī)和文字管理方式分別存于省級電大和中央電大學(xué)籍管理部門,作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格的依據(jù)。
  開放教育實行完全學(xué)分制,學(xué)籍8年有效;學(xué)習(xí)形式靈活、多樣。所以與傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理相比較,開放教育學(xué)籍管理既具有明顯的信息化、規(guī)模性、系統(tǒng)性的特點(diǎn),又具備復(fù)雜性、動態(tài)性、周期性和分散性的特點(diǎn)。
  1 開放教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
  1.1 管理人員對檔案管理認(rèn)識模糊,不夠重視 開放教育學(xué)員受工作、家庭等多方面因素的影響,個別學(xué)員對學(xué)籍檔案的采集不夠認(rèn)真和重視,檔案資料的采集填寫不完整、不規(guī)范、不準(zhǔn)確,有的甚至由他人代填。部分學(xué)校對學(xué)籍管理缺乏正確認(rèn)識,經(jīng)濟(jì)上要求,管理上放任,投資上不重視,部分管理人員思想上不夠重視,認(rèn)識上模糊不清,學(xué)員學(xué)籍檔案審查不嚴(yán),要求不規(guī)范,檔案收集和管理相對混亂。本文由收集整理
  1.2 技術(shù)手段落后、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業(yè)電子已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程操作,隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)員檔案數(shù)量不斷增加,加之存放時間不固定,管理上流動性、動態(tài)性的特點(diǎn),很多過程靠管理人員手工操作,沒有上升到“電子”的高度,信息資源得不到充分的開發(fā)和利用。
  1.3 檔案知識缺乏,管理隊伍薄弱 學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟件系統(tǒng)的操作能力,還要求要有極強(qiáng)的計劃性、準(zhǔn)確性和原則性,甚至于對工作的協(xié)調(diào)、超前和創(chuàng)新。但是目前部分學(xué)校忽視學(xué)籍管理隊伍的建設(shè),輪崗、換崗、人員變動頻繁,缺乏對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。管理人員綜合素質(zhì)偏低,年齡偏大、業(yè)務(wù)不熟,筆耕論文新浪博客,電腦操作能力差,不當(dāng)?shù)牟僮鬟會導(dǎo)致資料的丟失和損壞。
  1.4 投入不足、設(shè)備簡單,更新跟不上,軟件不配套
  開放教育學(xué)籍檔案以電子檔案為主,但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn),它是無形的東西,裝載在特定的介質(zhì)上,必須通過計算機(jī)或其他特殊工具才能看得到它,沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。這就要求設(shè)備跟上,軟件配套,管理人員會操作,能讀懂,能看到。但目前各學(xué)校在這方面還存在很大的問題。設(shè)備陳舊,多年不更新,數(shù)碼信息采集、二代身份證讀寫器、監(jiān)控儀器等更無從談起。
  1.5 檔案管理制度不健全,網(wǎng)絡(luò)安全無保障 檔案具有真實性、原始性和安全性的特點(diǎn),開放教育有他自身的規(guī)律和特點(diǎn),所以就要有與之相適應(yīng)的學(xué)籍管理規(guī)章制度,不能套用全日制學(xué)籍管理規(guī)定。有的學(xué)校雖然制度完善,但執(zhí)行不嚴(yán),工作隨意性較大。如果網(wǎng)絡(luò)安全得不到保證,就會嚴(yán)重影響學(xué)籍檔案的管理。
  2 加強(qiáng)開放教育學(xué)籍檔案管理的對策
  2.1 提高對檔案管理重要性的認(rèn)識 學(xué)籍檔案管理是開放教育一項重要的基礎(chǔ)性工作,它的管理水平和質(zhì)量直接影響到開放教育的質(zhì)量。所以要充分認(rèn)識檔案管理的重要性。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍檔案管理的每一項工作、每一個細(xì)節(jié),切實保證學(xué)籍檔案真實的反映學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程。加強(qiáng)對學(xué)籍管理隊伍的培訓(xùn)和教育,熟悉和掌握計算機(jī)技術(shù),提高分析問題的能力。結(jié)合學(xué)籍工作實際,探索出學(xué)籍檔案管理的基本規(guī)律;樹立“一切為了學(xué)生,為了學(xué)生的一切”的服務(wù)意識,全面提高學(xué)籍檔案管理水平和能力。
  2.2 強(qiáng)化檔案制度的建設(shè),全面推進(jìn)科學(xué)、高效和規(guī)范的管理檔案 建立健全開放教育學(xué)籍管理制度,科學(xué)高效的搞好學(xué)籍管理是提高開放教育質(zhì)量的前提和保障。學(xué)校要在上級部門有關(guān)制度的基礎(chǔ)上,制定出符合自身實際的管理制度,使管理人員有章可循,有據(jù)可依,開放教育的檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。
  2.3 創(chuàng)新信息化管理手段,發(fā)揮開放教育系統(tǒng)優(yōu)勢,提高檔案管理的質(zhì)量和效率 學(xué)籍管理是一項即嚴(yán)肅有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ,相關(guān)部門要依據(jù)開放教育的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)性的特點(diǎn),將學(xué)籍管理納入到科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的軌道上。及時、全面、準(zhǔn)確的利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對學(xué)員的學(xué)籍進(jìn)行管理,使管理和比管理者能隨時隨地了解學(xué)籍狀態(tài),實現(xiàn)學(xué)籍信息的規(guī)范化和管理的程序化,促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷提高。
  2.4 樹立安全意識,采取有力的措施,嚴(yán)防檔案損失,確保檔案的安全 計算機(jī)并不是無懈可擊的,隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私,網(wǎng)絡(luò)的不安全、軟件存在漏洞,防火墻被突破,黑客攻擊、讀取和更改學(xué)生信息等等,既會給檔案管理帶來巨大的損失,也會對學(xué)校聲譽(yù)帶來一定的影響。所以加強(qiáng)安全防范意識,采取必要的措施,防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。
  學(xué)籍管理是開放教育一個重要的組成部分,學(xué)籍管理工作者要改變觀念、提高認(rèn)識,加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷的研究和探索學(xué)籍管理的新思路、新辦法和新動向,建立健全適應(yīng)開放教育特點(diǎn)的規(guī)章制度,推動學(xué)籍管理不斷完善,規(guī)范化、科學(xué)化的提高學(xué)籍管理的質(zhì)量,真正的做好學(xué)籍檔案管理工作,提升開放教育學(xué)籍管理的內(nèi)涵,促進(jìn)開放教育又快有好的發(fā)展。

本文編號:2088


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